单证改了好几版，怎样避免把旧文件发出去？

01区分草稿、待确认和已确认

建议文件名保留业务号、资料类型、版本号及状态，例如 MX108_CI_v03_待确认。具体命名可自行约定，但同一团队要一致。不要不断生成“最终版2”“最终版最新”这样的文件，后来的接收人无法判断使用顺序。

02每次变更写清影响范围

数量变化可能同时影响发票、装箱单和相关申报资料，收货人变化也可能涉及运输文件。修改时列明变更字段、原因、依据和需要同步的文件，由相应负责人复核。不能只改客户提到的一个文档，而忽略关联资料。

03只设置一个当前交付入口

• 当前使用目录只放已确认的交付文件。
• 历史版本移入历史目录，保留原始记录。
• 发送时注明替代哪个版本，以及本次修改了什么。
• 已提交到外部系统的文件，按对应渠道的程序处理，不能仅靠本地替换。

04用一次复核结束交接

请接收方确认收到的文件名、版本和业务号。多人协作时明确谁能提出修改、谁负责确认、谁最终发送。这样发现问题时能快速定位，而不是让所有人重新翻聊天记录寻找“那一版”。