把资料理清的第一步，
从一张表开始。
6 份外贸资料整理表，可直接下载，用 Excel 或 WPS 打开后填写。先预览字段与使用方法，再选择适合当前业务的表格。
贸序资料整理 · 版本 2026-10-28 · CSV 格式空白模板不包含客户资料，也不会自动提交文件或办理申报。请按真实业务调整字段；首次咨询可先发目录或脱敏样例。
按业务场景选择导读出口报关资料准备清单
按交易、货物、运输、委托和适用证件列出文件、状态与待确认问题，适合第一次向报关企业交接资料。
怎样填写？
先填本笔业务编号和实际已有的资料，区分“已收到”“待补充”“待确认”和“不适用”，不确定的适用要求留给申报人员核验。
| 业务编号 | 资料分组 | 资料或信息 | 文件名或位置 | 准备状态 | 待确认事项 | 确认人 | 核对日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| — | 交易 | 合同或订单 | — | 待确认 | — | — | — |
| — | 交易 | 商业发票 CI | — | 待确认 | — | — | — |
| — | 货物 | 装箱单 PL | — | 待确认 | — | — | — |
这是资料整理工作表，不是海关统一表单。具体材料以实际业务和适用要求为准，状态勾选不表示已完成申报。
商业发票与装箱单交叉核对表
逐项对照 CI、PL 与业务主资料，记录数量、单位、规格、关联编号等共同字段的差异。
怎样填写？
先确定已确认的业务主资料，按字段记录各文件的原值、差异和确认结果。不同用途的文件不必复制所有字段，但共同信息要能对应。
| 业务编号 | 核对字段 | 业务主资料值 | CI 中的值 | PL 中的值 | 差异或说明 | 最终确认值 | 确认人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| — | 订单或合同关联编号 | — | — | — | — | — | — |
| — | 卖方与买方 | — | — | — | — | — | — |
| — | 商品名称与规格 | — | — | — | — | — | — |
表格不自动判断单证合规，也不替代合同、信用证或目的地要求的核对。不要把包装箱数直接与商品件数比较。
商品信息与申报要素采集表
向供应商收集真实商品事实，为核验具体编码和规范申报字段准备资料及缺项清单。
怎样填写？
逐款商品填写或复制一组记录，保留参数来源；未知、不适用与已确认分开记录。取得候选编码后，再核对该编码的具体要素。
| 商品内部编号 | 信息项目 | 已知内容 | 资料来源或附件 | 确认状态 | 待补充问题 | 供应商或确认人 | 更新日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| — | 中英文名称 | — | — | 待确认 | — | — | — |
| — | 主要材质或成分 | — | — | 待确认 | — | — | — |
| — | 实际用途 | — | — | 待确认 | — | — | — |
通用采集表不是所有商品通用的正式申报要素表，也不输出最终 HS 编码、税率或监管结论。
出口备案单证目录整理表
按具体业务记录资料类别、来源、留存方式和存放位置，便于补充材料与查找文件。
怎样填写？
由负责申报的人员确认适用范围，再按业务及申报顺序整理。工作表中的分类是查找线索，法定范围、留存要求和特殊情况仍需核对原文。
| 业务编号 | 对应申报期间或顺序 | 资料类别 | 文件名称及编号 | 文件来源 | 留存方式 | 存放位置 | 收到日期 | 缺项及备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| — | — | 出口合同或适用购销合同 | — | — | — | — | — | — |
| — | — | 出口货物运输单据 | — | — | — | — | — | — |
| — | — | 适用运输或代理服务费用凭证 | — | — | — | — | — | — |
这是自用目录，不是税务机关制发的申报表，也不是全部业务的统一材料清单。政策依据参见文末 2026 年第 5 号公告链接。
外贸资料版本与交接记录表
记录原始文件、工作稿、确认版和交接对象，减少多次修改后把旧文件发出的情况。
怎样填写？
每次涉及业务信息的修改新增一条版本记录，说明改了哪些字段以及影响哪些相关单据；交接前由业务人员确认使用版本。
| 业务编号 | 资料类型 | 文件名或位置 | 版本号 | 修改日期 | 变更字段 | 影响的关联文件 | 确认状态 | 确认人 | 接收方 | 交接日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| — | 合同或订单 | — | — | — | — | — | 待确认 | — | — | — |
| — | 商业发票 | — | — | — | — | — | 待确认 | — | — | — |
| — | 装箱单 | — | — | — | — | — | 待确认 | — | — | — |
记录表不代替企业档案备份。保留原始文件，明确谁确认了哪个版本，再安排正式交付。
分批出货与混装箱明细表
以订单、出货批次、箱号和商品条目关联数量、单位与装箱数据，便于识别尾箱和混装。
怎样填写？
一行对应一个箱号内的一种商品。同一箱有多款商品时分别列行，并共用箱号；整箱重量只记录一次，避免汇总时重复计算。
| 订单编号 | 出货批次 | 箱号 | 商品编号 | 商品名称与规格 | 本行数量 | 数量单位 | 整箱毛重 kg（只记一次） | 整箱净重 kg（只记一次） | 整箱体积 m³（只记一次） | 数据状态 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| — | — | — | — | — | — | — | — | — | — | 待确认 | 同箱多款分别列行；整箱重量与体积仅首行记录 |
| — | — | — | — | — | — | — | — | — | — | 待确认 | — |
| — | — | — | — | — | — | — | — | — | — | 待确认 | — |
按真实装箱数据填写，预计值单独标记。整箱净重应为箱内货物合计，不是某一商品行的净重。表格不自动计算。
表格列好了，资料仍对不上？
说明文件类型、业务数量和具体问题，先确认需要核对或补充什么。